W PDOPrU brak jest definicji środków obrotowych. Z kolei RachU posługuje się terminem „aktywa obrotowe”, który w pewnym zakresie należy uznać za synonim używanego dla celów PDOPrU pojęcia „środki obrotowe”. Zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 18 RachU, przez aktywa obrotowe rozumie się tę część aktywów jednostki, które w przypadku:

– aktywów rzeczowych, rozumianych jako materiały nabyte w celu zużycia na własne potrzeby, wytworzone lub przetworzone przez jednostkę produkty gotowe (wyroby i usługi) zdatne do sprzedaży lub w toku produkcji, półprodukty oraz towary nabyte w celu odprzedaży w stanie nieprzetworzonym – są przeznaczone do zbycia lub zużycia w ciągu 12 miesięcy od dnia bilansowego lub w ciągu normalnego cyklu operacyjnego właściwego dla danej działalności, jeżeli trwa on dłużej niż 12 miesięcy,

– aktywów finansowych, o których mowa w art. 3 ust. 1 pkt 24 RachU, tj. aktywów pieniężnych, instrumentów kapitałowych wyemitowanych przez inne jednostki, a także wynikające z kontraktu prawo do otrzymania aktywów pieniężnych lub prawo do wymiany instrumentów finansowych z inną j ednostką na korzystnych warunkach – są płatne i wymagalne lub przeznaczone do zbycia w ciągu 12 miesięcy od dnia bilansowego lub od daty ich założenia, wystawienia lub nabycia, albo stanowią aktywa pieniężne,

– należności krótkoterminowych – obejmują ogół należności z tytułu dostaw i usług oraz całość lub część należności z innych tytułów niezaliczo- nych do aktywów finansowych, a które stają się wymagalne w ciągu 12 miesięcy od dnia bilansowego,

– rozliczeń międzyokresowych – trwają nie dłużej niż 12 miesięcy od dnia bilansowego.

Należy pamiętać, że niektóre rodzaje strat w środkach obrotowych (aktywach obrotowych) mogą nie stanowić kosztów uzyskania przychodów z uwagi na istnienie przepisów szczególnych (patrz np. przepisy o wierzytelnościach nieściągalnych).

Stratę uznaje się za koszt uzyskania przychodu w miesiącu jej powstania, ale jej ostateczne rozliczenie następuje w miesiącu otrzymania odszkodowania1. Jeżeli natomiast chodzi o straty w środkach obrotowych podatnika to: „nie w każdej sytuacji (…) powinny być uznane za koszt uzyskania przychodów. Straty muszą być zawsze rzeczywiste i prawidłowo udokumentowane” – z wyroku NSAz 17.12.2002 r„ III SA 1152/01, MoPod 2003/7/42.

Przyjmuje się, że do udokumentowania straty konieczne jest posiadanie przez jednostkę protokołu szkód potwierdzonego przez właściwe organy, np. policję, straż pożarną, instytucję ubezpieczeniową, itp.

Więcej na temat ewidencji strat w środkach trwałych i obrotowych w podatkowej księdze przychodów i rozchodów oraz w księgach handlowych znajduje się w piśmie MF z 16.6.1998 r. PO 2/AŁ-0400/98, Biul.Skarb. 1998/4/11.