Artykuł 16 ust. 1 pkt 51 PDOPrU ogranicza możliwość zaliczania w całości do kosztów uzyskania przychodów wydatków z tytułu używania dla potrzeb działalności prowadzonej przez podatnika samochodów osobowych, niestanowiących składników jego majątku których właścicielami (lub użytkownikami) nie są pracownicy1.

Podmiotami wykorzystującymi własne (lub będące w ich użytkowaniu) samochody dla celów działalności gospodarczej podatnika mogą być m.in. pełnomocnicy, prokurenci, członkowie zarządu firmy, jak również osoby wykonujące na rzecz podatnika czynności na podstawie umów zlecenia czy

O ograniczeniach w zaliczaniu do kosztów uzyskania przychodów wydatków pracowników z tytułu używania przez nich ich prywatnych samochodów na rzecz pracodawcy stanowi art. 16 ust. 1 pkt 30 PDOPrU. o dzieło. W wyroku NSA z 21.5.1997 r. (SA/Sz 269/97, LEX 30783), zostało rozstrzygnięte, czy do wydatków związanych z używaniem samochodu na potrzeby podatnika niestanowiącego składników jego majątku, wypłacanych udziałowcowi spółki stosuje się art. 16 ust. 1 pkt 38 czy art. 16 ust. 1 pkt 51 PDOPrU. Sąd orzekł, że:

„W przypadku używania samochodu osobowego obcego, w tym także udziałowca czy osoby wykonującej pracę na podstawie umowy zlecenia, podatnik obowiązany jest zwrócić koszty używania samochodu jego właścicielowi (posiadaczowi), bądź sam je ponosić. Zwrot kosztów używania samochodu prywatnego udziałowca nie jest wydatkiem ponoszonym na rzecz udziałowca w rozumieniu art. 16 ust. 1 pkt 38 PDOPrU”.

Tytuł prawny. Ustawa nie nakłada na podatników obowiązku zawierania szczególnego rodzaju umów, na podstawie których wydatki poniesione w związku z wykorzystywaniem samochodu osobowego dla potrzeb działalności gospodarczej mogą być uznane za koszty uzyskania przychodów. Strony mogą dowolnie ustalić, na podstawie jakiego tytułu prawnego używany jest samochód w zależności od stosunków kształtujących się pomiędzy nimi. Może być zawarta umowa najmu (art. 659 KC), dzierżawy (art. 693 KC) czy użyczenia (art. 710 KC). Odrębnym tytułem, na podstawie którego podatnik może korzystać z samochodu może być również umowa leasingu.

Warunkiem zwrotu poniesionych wydatków osobie będącej właścicielem lub użytkownikiem samochodu osobowego jest zawarcie w umowie wyraźnego postanowienia w postaci wyodrębnionej klauzuli o tym, że podatnik zobowiązuje się do zwrócenia kosztów używania pojazdu.