Wysokość zwrotu. Wysokość kwot zwracanych pracownikowi ustala 37 się przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu lub w postaci miesięcznego ryczałtu pieniężnego. Ustalenie wysokości kosztów pokrywanych przez pracownika przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu dotyczy przede wszystkim jazd zamiejscowych, ale może mieć także zastosowanie dojazd lokalnych. Kwoty ryczałtu mogą być jednak wypłacane wyłącznie pracownikowi korzystającemu z pojazdu w jazdach lokalnych.

Na podstawie cytowanego wcześniej rozp. Ministra Infrastruktury z 25.3.2002 r., wysokość maksymalnej kwoty ryczałtu oblicza się, mnożąc stawkę odpowiadającą rodzajowi pojazdu, a w przypadku samochodu osobowego również pojemności jego silnika, przez odpowiedni miesięczny limit przebiegu kilometrów stosowny do wielkości miejscowości, w której pracownik jest zatrudniony. Wysokość zwracanych kwot w formie ryczałtu może być przez pracodawcę indywidualnie modyfikowana w zależności np. od rodzaju wykonywanej pracy.

Zgodnie z art. 16 ust. 4 PDOPrU, stawka za jeden kilometr przebiegu pojazdu oznacza stawkę określoną dla samochodów osobowych, uwzględniającą pojemność silnika. Poszczególne stawki uwzględniają całość kosztów eksploatacji pojazdu, wliczając w to wydatki na paliwo, ubezpieczenie pojazdu, amortyzację itp. Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z 25.3.2002 r. określa wysokość stawek za jeden kilometr przebiegu dla: samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm3, samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3, motocykla oraz motoroweru.

W przypadku jazd zamiejscowych wysokość stawek określa rozp. Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 19.12.2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. Nr 236, poz. 1990), które określa m.in. zasady zwrotu kosztu pracownikowi z tytułu odbywania podróży służbowej samochodem osobowym o pojemności skokowej silnika do 900 cm3, samochodem osobowym o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy. Obydwa wyżej wymienione rozporządzenia zawierają identyczne rozwiązania dotyczące rozliczeń pomiędzy pracodawcą a pracownikiem używającym pojazd prywatny do celów służbowych. Zwrot kosztów przejazdu przysługuje w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilome- trów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która aktualnie nie powinna być wyższa niż:

– 0,4798 zł – dla samochodu o pojemności skokowej silnika do 900 cm3,

– 0,7692 zł – dla samochodu o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3,

– 0,2119 zł – dla motocykla,

– 0,1272 zł – dla motoroweru.

Zwrot kosztów używania pojazdu prywatnego do celów służbowych

Stawka za jeden kilometr przebiegu ulega zmianie w stopniu odpowiadającym planowanemu średniorocznemu wskaźnikowi cen towarów i usług konsumpcyjnych ustalonemu w ustawie budżetowej na dany rok. Zmiana następuje od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym została ogłoszona ustawa budżetowa.

W przypadku jazd lokalnych (w granicach administracyjnych miasta lub gminy) zwrot kosztów używania pojazdu prywatnego do celów służbowych odbywa się na podstawie ustalonych przez pracodawcę miesięcznych limitów przebiegu kilometrów, ewentualnie na zasadach identycznych jak dla podróży zamiejscowych. Limit kilometrów uzależniony jest od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, właściwych ze względu na miejsce zatrudnienia pracownika i nie może przekroczyć:

– 300 km – do 100 tys. mieszkańców,

– 500 km – ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców,

– 700 km – ponad 500 tys. mieszkańców.

Miesięczny limit kilometrów może być podwyższony do 1500 km w przypadku pojazdów używanych przez służby leśne i do 3000 km w przypadku pojazdów używanych przez służby ratownicze i inne instytucje w sytuacji zagrożenia klęską żywiołową lub usuwania jej skutków, albo skutków katastrofy ekologicznej.

Pracownik, który korzysta ze zwrotu kosztów używania pojazdu w celach służbowych w formie ryczałtu jest zobowiązany złożyć w każdym miesiącu oświadczenie dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka i numer rejestracyjny) oraz określić ilość dni swojej nieobecności w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności, a także ilość dni, w których nie dysponował on pojazdem do celów służbowych. Kwotę ustalonego ryczałtu zmniejsza się o jedną dwudziestą drugą za każdy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy, w tym w związku z podróżą służbową trwającą co najmniej 8 godzin, a także za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.