Pracownik. Pracodawca może wliczyć do kosztów uzyskania przycho- 34 dów wydatki poniesione na rzecz pracownika. Przy definiowaniu pojęcia pracownika należy odwołać się do przepisów art. 2 KP, według którego pracownikiem jest osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę. Wydatki ponoszone więc przez osobę wykonującą na rzecz podatnika określone czynności na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło mogą być przez niego zwrócone, jednak nie będą mogły zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 30 PDOPrU. Możliwość ich zaliczenia do kosztów podatkowych przewiduje art. 16 ust. 1 pkt 51 PDOPrU. Warunkiem wliczenia do kosztów uzyskania przychodów tego rodzaju wydatków będzie zawarcie w umowie odrębnej klauzuli o zwrocie kosztów używania samochodu lub zawarcie odrębnej umowy w tej sprawie.

Podstawa. Podstawą zwrotu pracownikowi wydatków związanych z uży- 35 waniem przez niego samochodu w celach służbowych, niebędącego własnością podatnika, powinna być odrębna umowa cywilnoprawna.

Dokumentacja. W przypadku jazd lokalnych, zwrot wydatków przyj- 36 muje, co do zasady, formę miesięcznego ryczałtu wypłacanego pracownikowi po złożeniu przez niego pisemnego oświadczenia o używaniu w danym miesiącu pojazdu do celów służbowych.

Pracownik niekorzystający ze zryczałtowanej formy rozliczeń otrzymuje zwrot kosztów na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu zawierającej informację o ilości faktycznie przejechanych kilometrów. Doty- czy to przede wszystkim jazd zamiejscowych, ewentualnie także jazd lokalnych. Od 1.1.2004 r. art. 16 ust. 5 PDOPrU stanowi, że przebieg pojazdu powinien być udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu, potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Zgodnie z najnowszymi uregulowaniami ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane:

– nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu,

– numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika,

– kolejny numer wpisu,

– datę i cel wyjazdu,

– opis trasy (skąd – dokąd),

– liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,

– stawkę za jeden kilometr przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu,

– podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

Polecenie wyjazdu służbowego (delegacja służbowa)

Ewidencję przebiegu pojazdu podatnik jest obowiązany prowadzić w celu udokumentowania wydatków poniesionych na rzecz innych niż pracownicy osób w związku z używaniem przez nich dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika samochodów osobowych niestanowiących jego składników majątkowych (art. 16 ust. 1 pkt. 50 PDOPrU). W razie braku tej ewidencji wydatki ponoszone przez podatnika na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika nie stanowią kosztów uzyskania przychodów.

Od 1.1.2003 r. polecenie wyjazdu służbowego (delegacja służbowa) nie jest już dodatkowym dokumentem koniecznym do zaliczenia wydatków związanych z podróżą służbową do kosztów pracodawcy. Zmiana ta podyktowana jest treścią obowiązującego od 1.1.2002 r. rozp. Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19.12.2001 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. Nr 151, poz. 1720). W § 2 tego rozporządzenia stwierdza się, iż miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej określa pracodawca. W przeciwieństwie do obowiązującego w tej kwestii do 31.12.2001 r. rozp. Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 1.6.1998 r. (Dz.U. Nr 69, poz. 454 ze zm.) nie wymaga się już, aby pracodawca dokonywał tego określenia w poleceniu wyjazdu służbowego.

Przestrzeganie prawidłowej dokumentacji jest warunkiem zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodów co znalazło wyraz w orzecznictwie (np. wyrok NSA z 18.11.1998 r., I SA/Gd 48/97, Biul.Skarb.