Prawidłowe udokumentowanie wydatków 43 jest warunkiem zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodów. Wydatki powinny być wpisane do ksiąg rachunkowych na podstawie rachunków stanowiących dowody księgowe, zaś ewidencja przebiegu pojazdu powinna być prowadzona na podstawie rachunków i odpowiadać wymogom art. 16 ust. 5 PDOPrU. Zgodnie z najnowszymi uregulowaniami ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane:

– nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu,

– numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika,

– kolejny numer wpisu,

– datę i cel wyjazdu,

– opis trasy (skąd – dokąd),

– liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,

– stawkę za jeden kilometr przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu,

– podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

W wielu orzeczeniach NSA przyjął, że brak prawidłowej dokumentacji powoduje niemożność zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków z tytułu używania samochodów niestanowiących składników majątku podatnika.

W wyroku NSA z 24.9.1998 r. (SA/Sz 1896/97, LEX 34789), sąd stwierdza, iż wydatki związane z używaniem prywatnego samochodu stanowią koszt uzyskania przychodu w granicach określonych w art. 16 ust. 1 pkt 51 PDOPrU pod warunkiem ich udokumentowania rachunkami. Wobec wymogów wynikających z przepisów prawa podatkowego dotyczących udokumentowania wydatków związanych z używaniem samochodu, inny sposób ich udokumentowania, czy też uznanie tych wydatków na podstawie dokumentów niespełniających tych wymogów, mimo ich faktycznego poniesienia nie jest dopuszczalne, a wydatki związane z używaniem samochodu nie mogą być uznane za koszty uzyskania przychodu. Podobnie argumentowano w wyrokach SN z 7.5.1997 r., III RN 20/97, OSNAP 1997/21/414 i NSA z 29.10.1999 r., I SA/Gd 443/98, LEX 40138, według których o możliwości zaliczenia przez podatnika wydatków, o których mowa w art. 16 ust. 1 pkt 51 PDOPrU do kosztów uzyskania przychodów decyduje to:

„(…) czy wydatki takie zostały przez podatnika udokumentowane zgodnie z wymaganiami obowiązujących przepisów prawnych oraz to czy ich wysokość mieści się w prawem określonych granicach”.