Warunkiem for malnym zaliczenia wierzytelności nieściągalnej do kosztów uzyskania przychodów jest, zgodnie z art. 16 ust. 2 PDOPrU, należyte udokumentowanie jej nieściągalności. Za nieściągalną przepisy uznają wierzytelność udokumentowaną w jeden z trzech sposobów:

– 1) postanowieniem o nieściągalności, uznanym przez wierzyciela jako odpowiadającym stanowi faktycznemu, wydanym przez właściwy organ postępowania egzekucyjnego, albo

– 2) postanowieniem sądu o:

– a) oddaleniu wniosku o ogłoszenie upadłości obejmującej likwidację majątku, gdy majątek niewypłacalnego dłużnika nie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania,

– b) umorzeniu postępowania upadłościowego obejmującego likwidację majątku, gdy zachodzi okoliczność wymieniona pod lit. a),

– c) ukończeniu postępowania upadłościowego obejmującego likwidację majątku,

– 3) protokołem sporządzonym przez podatnika, stwierdzającym, że przewidywane koszty procesowe i egzekucyjne związane z dochodzeniem wierzytelności byłyby równe albo wyższe od tej kwoty.

Katalog sposobów udowodnienia nieściągalności wierzytelności jest zamknięty i niedopuszczalne jest wliczanie do kosztów podatkowych wierzytelności, których nieściągalność została udowodniona w inny niż jeden z wymienionych powyżej sposobów.

– 1) ustawa z 29.8.1997 r., o listach zastawnych i bankach hipotecznych, (Dz.U. z 2003 r. Nr 99, poz. 919 ze zm.),

– 2) ustawa z 29.8.1997 r. – Prawo bankowe, (Dz.U. z 2002 r. Nr 72, poz. 665 ze zm.),

– 3) ustawa z 9.11.2000 r., o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości, (Dz.U. Nr 109, poz. 1158 ze zm.),

– 4) ustawa z 14.12.1995 r., o spółdzielczych kasach oszczędnościowo-kredytowych, (Dz.U. Nr 1, poz. 2 ze zm.),

– 5) ustawa z 30.4.1993 r., o narodowych funduszach inwestycyjnych i ich prywatyzacji, (Dz.U. Nr 44. poz. 202 ze zm.).